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Organismo di Mediazione dell'Ordine: applicazioni e chiarimenti

Circ. 93 del 17 ottobre 2012 - Organismo di Mediazione dell'Ordine: applicazioni e chiarimenti

Si segnalano, di seguito, alcune problematiche e situazioni, concretamente presentatesi nello svolgimento dell'attività del Organismo di mediazione dell'Ordine degli Avvocati di Bologna, che necessitano di alcuni chiarimenti.

A) Indennità di mediazione e fatturazione
Come è noto, la fattura, per qualsiasi tipo di prestazione, deve essere rilasciata a favore di colui che materialmente effettua il pagamento. Tuttavia, poiché spesso accade – nel nostro come in altri Organismi – che materialmente il pagamento venga anticipato dall'Avvocato per conto del cliente (soprattutto per quanto attiene le spese di avvio della procedura), all'Avvocato viene rilasciata semplice ricevuta di pagamento, mentre la fattura viene poi emessa a favore del cliente.
Ciò perché, ai fini del credito d'imposta di cui all'art. 20 del d.lgs. n. 28/2010, l'ODM è tenuto a trasmettere i dati dei possibili beneficiari del credito d'imposta al Ministero, per la determinazione del quantum e relativa attribuzione nominale, e dunque "deve esserci piena corrispondenza tra parti della mediazione e soggetto in favore del quale è stata rilasciata la ricevuta fiscale o fattura" (comunicazione del Ministero del 4 maggio 2012).
Se la fattura fosse intestata a soggetto diverso (ad esempio, l'Avvocato) dalla parte in mediazione, quest'ultima perderebbe il diritto a valersi del credito d'imposta riconosciuto dall'art. 20 sopra citato; ovviamente il credito non potrebbe neppure essere fatto valere dal soggetto cui è intestata la fattura, che non è stato parte in alcuna mediazione.
Si ricorda inoltre che la fattura relativa alle spese di avviamento e quella relativa alle indennità di mediazione debbono essere necessariamente intestate al medesimo soggetto.
Qualora – in casi eccezionali e nei quali verrà valutata la sussistenza di idonea motivazione – l'Avvocato richiedesse emissione di fattura a proprio nome per l'esborso, gli è fatto obbligo di avvertire il proprio cliente dell'importante conseguenza negativa (perdita del credito d'imposta), e gli è fatto ovviamente divieto di chiedere il rimborso dell'i.v.a. (portata dalla fattura dell'ODM) al proprio cliente.

B) Copie di istanza e documenti in mediazione
Si rammenta che occorre depositare, unitamente all'istanza per l'avvio del procedimento di mediazione, tante copie delle stessa quante sono le parti chiamate in mediazione, più una per l'ufficio (che è l'unico documento che resterà nel fascicolo d'ufficio, una volta chiusa la procedura, oltre alle adesioni dei chiamati e al verbale delle sedute e dell'eventuale accordo), e tante copie dei documenti depositati quante sono le parti chiamate. Analogo onere è posto a carico di chi aderisce alla chiamata. In caso di mancato ottemperamento, i costi delle copie necessarie di istanze e documenti verranno addebitati alla parte che non ha provveduto a fornirle all'ufficio. Non è inoltre possibile effettuare copie, o ritirare la propria copia dei documenti prodotti dalle altre parti, senza avere aderito alla procedura di mediazione.

C) Documentazione attinente alla identità e rappresentanza delle parti
Si rammenta che con l'istanza di mediazione (o l'adesione alla chiamata) va sempre depositata copia del documento d'identità della parte (o della visura camerale aggiornata della società/ente, e copia di documento d'identità del legale rappresentante), e che la procura "alle liti" – che tale ovviamente non è, non trattandosi di procedimento contenzioso, né di atto contemplato ex art. 83, comma 3, c.p.c. – non è idonea (di per sé) né a certificare l'autenticità della sottoscrizione della parte, né il conferimento di poteri di rappresentanza sostanziale al difensore.

D) Partecipazione delle parti al procedimento
La mediazione è "costruita" sul presupposto che, alle sedute, partecipi la parte personalmente, e solo in casi eccezionali un suo rappresentante dotato di necessari poteri. Pertanto, è vivamente consigliato che alle sedute di mediazione partecipino effettivamente le parti e non il solo Avvocato.

E) Autenticazione delle sottoscrizioni nel verbale di accordo (art. 11, comma 3, del d.lgs. n. 28/2010)
Come noto, nel caso in cui con il verbale di accordo venga concluso "uno dei contratti o (…) uno degli atti previsti dall'articolo 2643 del codice civile, per procedere alla trascrizione dello stesso la sottoscrizione del processo verbale deve essere autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato". In proposito, il Tribunale di Bologna ha emanato il 13 settembre 2012 un provvedimento con cui viene fatto divieto ai cancellieri e/o funzionari giudiziari di provvedere a tale incombente.

F) Verbale conclusivo
Si rammenta che, a chi non effettua il pagamento delle spese di avvio e delle indennità dovute, non verrà rilasciato alcun verbale, negativo o positivo che sia. Si ricorda inoltre che, in caso di mancata adesione o comparizione delle parti chiamate, non potrà essere rilasciato verbale negativo a chi non avrà partecipato alla seduta (con la conseguenza che la condizione di procedibilità non sarà stata onorata).

G) Art. 55 bis, canone IV, del codice deontologico forense
Si rammenta ai Colleghi il disposto dell'articolo indicato in epigrafe: "E' fatto divieto all'avvocato consentire che l'organismo di mediazione abbia sede, a qualsiasi titolo, presso il suo studio, o che quest'ultimo abbia sede presso l'organismo di mediazione".


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